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VMR Global Solutions | La check list des DSI pour relever le défi de l’Asset Management
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La check list des DSI pour relever le défi de l’Asset Management

09:11 11 July in Informations
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Dix conseils à garder à l’esprit lorsque vous souhaitez améliorer votre gestion des actifs informatiques.

Checklist by Rawich / FreeDigitalPhotos.net

Checklist by Rawich / FreeDigitalPhotos.net

Les organisations ont beaucoup à gagner à maîtriser leurs actifs informatiques. Cela leur permet à la fois d’éviter des dépenses imprévues, d’augmenter leur productivité et de fournir un accès simplifié à l’information pour une meilleure prise de décision.

1 – Identifier un référent

Les projets réussis prennent d’abord en considération les personnes. Viennent ensuite les processus et enfin la technologie. Étant donné que la gestion des actifs informatiques implique toute l’entreprise, il faut à la tête de cette activité un leader ayant un mandat clair de sa direction ainsi que le soutien de toutes les parties prenantes. Ce chef d’orchestre doit être capable d’agréger les gens, les processus et la technologie afin de produire un travail efficace.

2 – Suivre le cycle de vie des actifs

Comme la plupart des choses de la vie, les actifs suivent un cycle de vie qui se résume en 5 étapes : Planifier, Approvisionner, Déployer, Gérer et Mettre au rebus. Cela implique de prévoir de quels types d’actifs vous aurez besoin, de négocier les contrats avec les fournisseurs, d’allouer ces actifs, de suivre leurs mouvements et de consigner toutes les activitésengendrées par leur utilisation. Enfin, il faut prévoir leur retrait lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Notez que des publications sur les meilleures pratiques concernant la gestion des actifs sont disponibles à l’IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers).

3 – Constituer une source unique d’information

Le fait d’avoir une information éparse sur des supports multiples ne constitue pas une façon adéquate de gérer les actifs au sein d’une entreprise. Pour que cela marche, il est important de convenir d’un réceptacle qui recensera en une source unique tous les actifs informatiques de l’entreprise. Dans l’idéal, ce réceptacle sera rattaché à un système de gestion capable de suivre les actifs tout au long de leur cycle de vie afin de maintenir les données à jour.

4 – Offrir de la visibilité sur les chiffres et le suivi de l’information

On ne peut pas gérer ce que l’on ne mesure pas et on ne peut pas mesurer ce que l’on ne voit pas. Lorsque vous choisissez un outil d’Asset Management, assurez-vous qu’il collecte les métriques nécessaires à l’évaluation de la performance des processus. Assurez-vous également que vous pouvez en extraire facilement les informations dans un tableau de bord accessible à tous. Cela est la meilleure façon de garantir une information fiable et précise lors de la prise de décisions stratégiques.

5 – L’automatisation est votre meilleure alliée

Rappelez-vous que si vous utilisez un bloc-notes ou un tableur pour gérer vos actifs IT, le résultat sera à l’image de votre investissement. Appuyez-vous sur des technologies adéquates pour automatiser les tâches qui, effectuées manuellement, représenteraient des sources potentielles d’erreurs. Appliquez dans votre entreprise les mêmes techniques que les sociétés de Logistique en utilisant le RFID et les codes-barres pour mettre à jour votre inventaire IT en temps réel. En plus de la vérification manuelle de cet inventaire, utilisez des outils automatiques de découverte pour repérer les actifs. Enfin, profitez d’un moteur de workflow pour actualiser les données relatives à chaque fois qu’un évènement se produit.

6 – Fournir des options de self-service

Les technologies de l’information peuvent et devraient permettre à votre entreprise une expérience semblable à celle dessites marchands de type Amazon. Créez un portail clair, concis et facile à utiliser pour les utilisateurs. Avertissez-les du coût des produits et tenez les utilisateurs au courant de l’état d’avancement de leurs demandes. Autant que possible, automatisez le processus afin d’accélérer la livraison.

7 – L’argent est la langue des affaires

Chaque actif a un coût et l’argent est la langue des affaires. Intégrez la gestion des actifs informatiques à la gestion financière. Vous serez en mesure de communiquer sur les coûts de façon régulière et de refacturer. Vous pourrez utiliser les données financières pour gérer les demandes et établir une culture de sensibilisation aux coûts.

8 – Faciliter les audits de logiciel

Tous ceux qui ont vécu un audit logiciel savent qu’une mauvaise gestion des actifs informatiques peut engendrer des dépenses substantielles pour l’entreprise, sans parler du risque de conformité. Il peut être difficile de garder une trace de tous les modèles de licence de logiciel et de l’utilisation de celles-ci. Vous devez être capable d’automatiser la gestion des licences de logiciel pour éviter de payer pour un logiciel que vous n’utilisez pas ou pire, utiliser un logiciel pour lequel vous ne payez pas et risquer un défaut de conformité.

9 – N’oubliez pas les consommables

Encre, toner, claviers, souris et autres consommables peuvent rapidement peser sur le budget s’ils ne sont pas gérés correctement. Même si ces produits n’ont pas un prix suffisamment élevé pour que le département Finance les considère comme des actifs traditionnels, ils ont un cycle de vie qui gagnerait à être suivi par un système de gestion des actifs informatiques. Créez une réserve de ces produits. Dès que le stock baissera en dessous du seuil limite, il sera réapprovisionné. Vous offrirez les fournitures plus rapidement et disposerez des informations nécessaires pour une meilleure gestion.

10 – Prendre en compte les actifs dans le cloud

Lorsque l’on parle de la gestion des actifs, beaucoup de gens pensent avant tout au matériel physique : ordinateurs portables, imprimantes représentent eux aussi des actifs. Ces ressources suivent le même cycle de vie qu’un actif : Planifier, Provisionner, Déployer, Gérer et Mettre hors service. Pour éviter leur prolifération et les dépenses imprévues, il convient de les suivre de la même façon que les actifs., etc. Pourtant, les éléments non-physiques comme les ressources virtuelles et dans le cloud.

Source : ServiceNow / Toolinux

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